teknologi

©2003 Digitized by USU digital library 1
 PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA SISTEM KERUMAHTANGGAAN
PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI
JONNER HASUGIAN
Staf Pengajar Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra USU
Abstract
Library housekeeping is a term used to describe routine daily activities of a
library. General description of library housekeeping includes acquisitions, cataloguing,
circulation control, serial control, online public access catalogue (OPAC) and
statistics. Library housekeeping activities is a series of integrated activities which
become an integrated library systems. Traditional pattern or conventional method in
managing higher-education library can not be implemented to handle the huge
information explosion of this century and to fulfil the needs of users. For these
reasons,  the requirement of information and technology implementation has been
realized by library from both developed and developing countries. This implementation
is known as library automation, which is the application of computers to perform
numbers of works in library.
The main reason for a library to implement automation is to increase processing
efficiency,  to improve service to users, saving money and containing cost, to improve
administrative and management information. The application of computer for library
housekeeping must be through mature consideration by referring to scientific method.
This article describe comprehensively through literature review.
Key Word : Library Automation, Library and Information Technology, Library
Housekeeping
1. Pendahuluan
Teknologi informasi biasanya diartikan serbagai perpaduan antara (a) komputer,
mencakup perangkat lunak dan perangkat keras, (b) komunikasi data yang
memungkinkan komputer yang berdiri sendiri terintegrasi pada jaringan komputer, baik
yang bersifat lokal maupun internasional ( c ) media penyimpanan dan metode untuk
merepresentasikan data, dengan tujuan untuk memperoleh, mengolah, menyimpan
serta menyampaikan informasi (Keen, 1995 :1-2, dan Longley, 1983 : 165). Dalam
ruang lingkup perpustakaan, teknologi informasi diartikan sebagai aplikasi komputer dan
teknologi lain untuk pengadaan, pengolahan, penyimpanan, temu kembali (retrieval)
dan penyebaran informasi (Duval, 1992: 245)
Penggunaan komputer pada sistem kerumahtanggaan perpustakaan  (library
housekeeping) bukanlah merupakan suatu fenomena baru. Tedd (1993: 163)
mengemukakan bahwa pada permualaan dasawarsa 1960-an, beberapa perpustakaan
di Amerika Serikat dan Inggris telah menggunakan komputer untuk melaksanakan
kegiatan perpustakaan, terutama kegiatan sirkulasi. Penggunaannya semakin
meningkat sejalan dengan perkembangan ilmu pengatahuan dan teknologi, khususnya
teknologi informasi.
Sejalan dengan era globalisasi, dimana ilmu pengetahuan dan teknologi
berkembang dengan pesat. Perkembangan ini terasa semakin cepat karena dipacu oleh
adanya kemudahan pada penyebarluasan informasi baik melalui media cetak maupun
melalui jaringan komputer atau internet. Berbagai terbitan baru bermunculan baik
dalam bentuk tercetak seperti buku dan jurnal, maupun dalam bentuk noncetak seperti
CD-ROM, audio visual maupun bentuk digital lainnya. Berbagai jenis informasi ilmiah ©2003 Digitized by USU digital library 2
semakin tersedia di berbagai  site di internet, dan akses terhadap informasi tersebut
semakin mudah. Semua hal tersebut merupakan suasana yang kondusif bagi
berkembangnya kegiatan pengajaran dan penelitian di suatu perguruan tinggi,
termasuk pada perpustakaanya. Di sisi lain menuntut suatu pola baru yang lain dari
pola sebelumnya untuk mengelola perpustakaan perguruan tinggi, yang merupakan unit
pelaksana teknis (UPT) dari kegiatan pendidikan dan penelitian tersebut.
Pola tradisional atau konvensional untuk mengelola perpustakaan perguruan
tinggi semakin hari dirasakan tidak bisa lagi menghandel ledakan informasi, dalam
rangka pemenuhan kebutuhan pengguna. Pola tradisional mengelola perpustakaan,
secara berangsur-angsur harus dialihkan kepada pola pengelolaan yang berorientasi
kepada penerapan teknologi informasi. Di sisi lain, pengguna perpustakaan perguruan
tinggi yang mayoritas adalah mahasiswa, telah mulai familier dengan teknologi
informasi khususnya komputer untuk melakukan pencarian informasi yang
dibutuhkannya. Sebagai contoh, sistem temu kembali manual dengan menggunakan
katalog kartu di perpustakaan perguruan tinggi, dewasa ini dirasakan sema kin kurang
memadai, karena pengguna telah mampu menilai sistem itu sangat lambat jika
dibanding dengan online public access catalogue (OPAC).
Kebutuhan akan penerapan teknologi informasi di perpustakaan sudah lama
dirasakan sangat penting oleh perpustakaan di berbagai negara maju, negara
berkembang, maupun negara terbelakang. Hasil survei yang dilakukan oleh Zhou
(1997) terhadap perkembangan perpustakaan dan teknologi informasi di Asia Tengga
menunjukkan bahwa 60 % perpustakaan-perpustakaan besar di Asia Tenggara (China,
Malaysia, Singapura, Hongkong dan Vietnam) telah memiliki homepages, dan 50 %
katalog perpustakaan tersebut telah dapat diakses di internet, dan semua negaranegara di Asia Tenggara mempunyai respek terhadap teknologi informasi, serta telah
siap untuk memulai dan melakukan investasi. Disarankannya juga, bahwa telah
waktunya bagi perpustakaan untuk mempertimbangkan kembali  (reconsider) peranan
tradisionalnya untuk melakukan perubahan kearah konsep  virtual library, yang nota
bene harus memanfaatkan teknologi informasi.
Penerapan komputer untuk sistem kerumahtanggaan perpustakaan bagi
beberapa perpustakaan di Indonesia, khususnya perpustakaan perguruan tinggi,
dewasa ini sudah merupakan kebutuhan yang mendesak karena berbagai alasan.
Perpustakaan perguruan tinggi yang berkembang dengan pesat dan dinamis, telah
merasakan bahwa sistem manual tidak lagi memadai untuk penanganan beban kerja,
khususnya untuk kegiatan rutin yang bersifat klerikal, misalnya untuk bidang
pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi, dan untuk berebagai jenis layanan
jasa lainnya.
Di sisi lain, ternyata masih banyak perpustakaan perguruan tinggi yang tidak
mempunyai pengalaman pada pemanfaatan komputer untuk kegiatan
kerumahtanggaannya. Para pustakawan di perpustakaan perguruan tinggi ini
diperkirakan masih banyak yang belum mempunyai pengetahuan yang memadai untuk
bidang ini. Ironisnya, diduga masih ada diantara elit pengelola perpustakaan perguruan
tinggi yang masih merasa alergi dengan teknologi informasi. Mereka secara konservatif
bercolokol mempertahankan pola pengelolaan konvensional, dengan memunculkan
berbagai alasan yang irrasional. Keadaan yang demikian menyebabkan pengembangan
dan pemanfaatan teknologi informasi di perpustakaan perguruan tinggi, terasa berjalan
sangat lambat, karena pustakawan merasa enggan bahkan mungkin tidak mampu
berkomunikasi dengan baik dengan para profesional di bidang komputer, yang
seharusnya menjadi mitra kerja yang dapat diajak bekerjasama untuk pengembangan
sistem kerumahtanggaan perpustakaan yang berbasis teknologi informasi.
Perpustakaan mengaplikasikan komputer untuk sistem kerumahtanggaannya
dengan berbagai tujuan antara lain, untuk meningkatkan produktifitas dan efisiensi
kerja, memperluas atau menambah jenis layanan baru yang tidak bisa dilakukan
dengan sistem manual seperti silang layan (inter library loan) (Duval, 1992 : 249). ©2003 Digitized by USU digital library 3
Akan tetapi jika dikaji secara mendalam, tujuan penerapan komputer pada sistem
kerumahtanggaan perpustakaan pada hakekatnya bermuara pada peningkatan kualitas
layanan perpustakaan yang diharapkan bisa memberikan kepuasan kepada
penggunanya. Untuk merealisasikan tujuan itu, mutlak diperlukan suatu perencanaan
yang matang dan sistematis, karena banyak faktor yang perlu dipertimbangkan secara
cermat sebelum suatu sistem diimplementasikan dan dioperasikan dengan mulus,
termasuk pemahaman tentang konsep dasar sistem kerumahtanggaan perpustakaan,
dan faktor pemilihan sistem.
Tulisan ini mencoba menyajikan konsep dasar komponen sistem
kerumahtanggaan perpustakaan, dan konsep dasar pemilihan sistem mencakup metode
pemilihan perangkat komputer  (software dan hardware). Tujuan yang diharapkan
melalui tulisan ini ialah memberikan gambaran tentang beberapa pertimbangan dasar
yang melatarbelakangi pemilihan sistem yang cocok atau sesuai dengan kondisi
masing-masing perpustakaan, khususnya perpustakaan perguruan tinggi. Tulisan ini
juga diharapkan dapat memberikan kontribusi bagi upaya pemahaman yang berkaitan
dengan pengembangan sistem kerumahtanggaan perpustakaan yang menggunakan
komputer, baik bagi para pustakawan maupun pemerhati aplikasi komputer di
perpustakaan.
2.Visi dan Penyusunan Rencana Strategis
Ledakan informasi yang membanjiri seluruh aspek kehidupan manusia di abad
ini, memunculkan berbagai tantangan baru bagi perpustakaan, khususnya
perpustakaan perguruan tinggi. Untuk menangani ledakan informasi ini, guna
pemenuhan kebutuhan penggguna, maka seharusnya terjadi pergeseran visi. Visi
perpustakaan sebagai pengelola bahan pustaka, seharusnya bergeser menjadi
penyedia informasi ilmu pengetahuan dan teknologi. Perumusan visi perpustakaan ini,
tentunya sangat dipengaruhi kondisi internal dan eksternal dari peruguruan tinggi
induknya. Oleh karena itu, visi dari suatu perpustakaan perguruan tinggi dengan yang
lainnya tentu dapat berbeda dengan yang lainnya. Visi perpustakaan perguruan tinggi
sangat dipengaruhi kondisi lingkungan internalnya, salah satu diantaranya ialah kondisi
dan kemampuan pengguna utama untuk memanfaatkan segala sumber dan fasilitas
yang tersedia. Kemampuan pengguna perpustakaan perguruan tinggi yang pada saat
ini telah mulai  familier dengan komputer, dapat digunakan sebagai tolok ukur untuk
merevisi bahkan untuk mengubah visi perpustakaan. Selain itu, faktor eksternal juga
turut berpengaruh kepada penentuan visi perpustakaan perguruan tinggi, salah satu
diantaranya ialah perkembangan teknologi informasi yang telah dapat dipakai sebagai
sarana dan alat untuk melakukan berbagai kegiatan rutin di perpustakaan, yang telah
terbukti bisa memberi efisiensi dan efektivitas pada pengelolaan perpustakaan.
 Konsekuensi terhadap pergeseran visi tersebut, adalah perlu untuk
menyelaraskan perencanaan perpustakaan dengan perencanaan kegiatan akademis,
serta keharusan untuk menerapkan teknologi informasi pada berbagai kegiatan
perpustakaan tertentu yang dipandang sangat urgen. Misi utama penerapan teknologi
informasi adalah sebagai sarana untuk mencapai visi yang dimilikinya, dan bukan
semata-mata hanya untuk memenuhi kebutuhan manajemen operasional perpustakaan.
Oleh karena itu penerapan teknologi informasi tersebut harus dilakukan dalam
perencanaan yang matang, melalui perencanaan strategis perpustakaan.
Rencana strategis penerapan teknologi informasi perlu disusun agar teknologi
informasi tersebut dapat diselaraskan dengan rencana pengembangan perpustakaan
sesuai visi yang telah dicanangkan. Rencana strategis tersebut sebaiknya mencakup
penjabaran visi ke dalam misi untuk penerapan teknologi informasi; tujuan dan sasaran
penerapan teknologi informasi; peluang dan ancaman, serta memperkirakan berbagai
faktor eksternal lainnya yang bisa mendukung, dan mungkin mengancam penerapan
teknologi informasi tersebut. Rencana strategis itu juga diharapkan dapat memprediksi ©2003 Digitized by USU digital library 4
kekuatan dan kelemahan dari faktor internal, yang bisa  memperkuat dan mungkin
melemahkan penerapan teknologi informasi tersebut di perpustakaan. Selanjutnya
perlu disusun strategi untuk melaksanakan pengaplikasian teknologi informasi tersebut,
perlu ditentukan apa yang menjadi ukuran keberhasilan dari penerapan teknologi
informasi tersebut, dan bagaimana cara untuk mengevaluasinya.
Secara teoritis, pelaksanakan suatu rencana strategis di perpustakaan, perlu
memperhatikan berapa hal antara lain, apa yang menjadi maksud atau tujuan dari
rencana strategis tersebut, untuk keperluan siapa perencanaan itu, bagaimana
rencana strategis diimplementasikan, dan apakah model perencanaan strategis yang
dipilih cocok atau sesuai dengan struktur organisasi yang ada ( Walster, 1995 : 47).
Pernyataan ini menunjukkan bahwa perencanaan penerapan teknologi informasi di
perpustakaan harus melihat kebutuhan. Kebutuhan akan penerapan teknologi informasi
tersebut tentu harus memperhatikan ruang lingkup kegiatan rutin yang ada dalam
sistem kerumahtanggan perpustakaan itu sendiri.
3. Penerapan Teknologi Informasi Pada Sistem Kerumahtanggaan
    Perpustakaan  Perguruan Tinggi
3.1. Alasan Penerapan Tenologi Informasi
Setiap perpustakaan mempunyai alasan tertentu untuk mengembangkan sistem
kerumahtanggaannya, dari sistem manual menjadi sistem yang menggunakan
komputer. Walaupun alasan-alasan tetrsebut ada yang bersifat spesifik untuk
perpustakaan tertentu, tetapi biasanya terdapat beberapa alasan yang berlaku umum
bagi semua perpustakaan. Salmon (1985 : 20) menyatakan ada sejumlah alasan yang
valid untuk mengaplikasikan komputer (automasi) di perpustakaan, antara lain ialah
untuk melakukan sesuatu yang lebih baik, lebih cepat atau lebih murah dibanding
dengan sistem manual; atau untuk memberikan suatu pelayanan baru.
Sejalan dengan pendapat itu, Duval dan Main (1992) menyatakan, dari
berbagai alasan untuk melakukan automasi di perpustakaan, alasan berikut adalah
yang paling sering dijumpai dan dikutip yaitu meningkatkan efisiensi pemrosesan
(increased processing efficiency), memperbaiki layanan kepada pengguna (improved
service to users), penghematan dan penekanan pembiayaan  (saving money and
containing cost), memperbaiki administrasi dan informasi manajemen  (improved
administrative and management information) sebagai jawaban atas kegagalan sistem
manual dan sebagai suatu basis untuk melakukan reorganisasi. Satu hal menarik dari
alasan di atas ialah perbaikan administrasi dan informasi manajemen. Hal ini dipandang
sangat penting karena kegagalan perpustakaan termasuk perpustakaan perguruan
tinggi untuk melakukan fungsinya ialah karena tidak didukung oleh administrasi dan
informasi manajemen yang baik.
Sistem perpustakaan yang berbasis komputer akan dapat dengan mudah
menghasilkan berbagai jenis statistik berkenaan dengan kegiatan perpustakaan.
Misalnya statistik sirkulasi, pengatalogan, pengadaan dan sebagainya. Ketersediaan
informasi pada sistem yang berbasis komputer, akan mengakibatkan pengambilan
keputusan manajemen yang cenderung akurat, efisien dan efektif.
3.2. Sitem Kerumahtanggaan Perpustakaan
Kerumahtanggaan perpustakaan  (library housekeeping) adalah suatu istilah
yang digunakan untuk menggambarkan kegiatan rutin sehari-hari  perpustakaan.
Rowley (1993 : 7) menyatakan bahwa penggunaan komputer dalam kerumahtanggaan
perpustakaan mencakup pada pemesanan dan pengadaan (ordering and acquisitions),
pengatalogan (cataloguing), pengawasan sirkulasi (circulation control), pengawasan
serial  (serials control) dan manajemen statistik koleksi (collection of management
statistics). Semua kegiatan  rutin kerumahtanggaan perpustakaan ditujukan untuk
mengontrol koleksi suatu perpustakaan, mulai dari kegiatan pengadaan, pengatalogan ©2003 Digitized by USU digital library 5
sampai kepada kegiatan sirkulasi. Gambaran umum rutinitas kerumahtanggaan
perpustakaan mencakup sejumlah pekerjaan sebagai berikut :
(a) Pengadaan  (acquisitions) yaitu mencakup seluruh kegiatan yang berhubungan
dengan pengadaan bahan pustaka, baik yang dilakukan melalui pembelian,
pertukaran, maupun berupa hadiah. Kegiatan pengecekan bibliografi yang dilakukan
sebelum pemesanan dan penerimaan bahan pustaka termasuk di dalamnya.
Kegiatan lain yang juga termasuk ke dalamnya, adalah mencakup pemrosesan dan
pemeliharaan administrasi atau arsip yang berhubungan dengan pengadaan
tersebut.
(b) Pengatalogan  (cataloguing) yaitu seluruh kegiatan yang dilakukan untuk
mempersiapkan cantuman (record) bibliografi, dengan tujuan untuk menghasilkan
katalog yang digunakan sebagai sarana temu kembali koleksi perpustakaan. Katalog
tersebut dapat berbentuk kartu ataupun dalam bentuk online (OPAC).
(c) Pengawasan sirkulasi (circulation control) yaitu seluruh kegiatan yang berhubungan
dengan transaksi peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan ini
mencakup pencatatan peminjaman dan pengembalian koleksi yang biasanya untuk
penggunaan di luar perpustakaan. Dengan kata lain, kegiatan ini berhubungan
dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan.
(d) Pengawasan Serial  (serials control) yaitu seluruh kegiatan yang berhubungan
dengan pembuatan pesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi serial,
pengajuan tuntutan (claim), peminjaman dan penjilidan terbitan berkala atau serial.
(e) Katalog  Online  (online public access catalogue) atau OPAC yaitu penyediaan
fasilitas temu kembali koleksi perpustakaan melalui terminal komputer untuk
digunakan oleh pengguna perpustakaan.
(f) Statistik yaitu pencatatan kuantitas pekerjaaan yang mencakup jumlah perolehan
bahan pustaka, jumlah pengolahan bahan pustaka, jumlah anggota perpustakaan,
jumlah pengunjung, jumlah peminjam, jumlah bahan pustakan yang dipinjamkan
kepada pengguna, keterlambatan pengembalian dan sebagainya. Sistem
kerumahtanggaan perpustakaan mengumpulkan dan mengolah data ini untuk
keperluan informasi manajemen dan pelaporan.
3.3. Kebutuhan Sistem Automasi
Pada sistem kerumahtanggan perpustakaan yang manual, semua pekerjaan
dalam setiap kegiatan dilakukan hanya dengan menggunakan kemampuan manusia.
Pekerjaan rutinitas yang sering dilakukan secara berulang-ulang, biasanya akan
menimbulkan kejemuan bagi pelaksananya. Kemampuan tenaga manusia untuk
melakukan dan  meningkatkan frekuensi pekerjaan sangatlah terbatas, padahal pada
kondisi tertentu ada kalanya suatu pekerjaan harus diselesaikan dengan waktu yang
cepat dan akurat.
Keterbatasan untuk menangani atau melakukan berbagai kegiatan juga sering
terjadi dialami oleh perpustakaan. Keadaan ini memicu munculnya keinginan untuk
mengautomasikan sejumlah kegiatan di perpustakaan. Pernyataan kebutuhan sistem
dinyatakan dalam bentuk spesifikasi dan rincian kebutuhan. Ada yang memula dari
rincian kebutuhan hanya untuk bagian atau unit tertentu. Artinya, hanya bagian atau
unit tertentu yang dianggap mendesak yang akan diautomasi. Dengan demikian,
kebutuhan sistem automasi itu, hanyalah untuk modul sistem tertentu  (modular
systems). Ada kalanya perpustakaan berkeinginan untuk mengautomasikan seluruh
kerumahtangaannya. Pengelola perpustakaan memerinci kebutuhan sistem untuk
semua bagian atau unit kegiatan yang ada. Untuk itu diperlukan sistem automasi yang
mampu mengakomodir seluruh kegiatan yang ada pada kerumahtanggaan perpustakaan
(total systems). ©2003 Digitized by USU digital library 6
Kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan merupakan suatu rangkaian kegiatan
yang terpadu. Data bilbliografi yang tercatat pada bagian pengadaan misalnya,
umumnya akan dicatat pula pada bagian pengolahan, dan data yang sama juga
mungkin akan dicatat pula pada bagian sirkulasi. Melihat rangkaian kegaiatan ini, dapat
diperkirakan bahwa sistem perpustakaan yang terintegrasi  (integrated library
systems) menjadi primadona sistem yang dibutuhkanan perpustakaan. Sistem yang
terintegrasi adalah sistem perpustakaan yang mengintegrasikan antara satu modul
dengan modul yang lainnya. Dengan sistem yang terintegrasi tersebut, masing-masing
bagian atau unit pada kerumahtanggan perpustakaan akan dapat saling memanfaatkan
data bibliografis (sharing), yang tentunya akan menghasilkan efisiensi yang tinggi.
Duplikasi pencatatan data bibliografis yang sama akan terhindar pada kegiatan
tertentu. Proses pelaksanaan kegiatan akan berlangsung lebih cepat, dan kinerjanya
akan lebih akurat. Dengan demikian, pernyataan kebutuhan sistem akan ditindak lanjuti
dengan cara pemilihan sistem. Pemilihan sistem  tentu berhubungan dengan kebutuhan
sistem yang dinyatakan oleh masing-masing perpustakaan.
4. Pemilihan Sistem Automasi Kerumahtanggaan Perpustakaan
Proses pemilihan sistem adalah salah satu faktor penting yang harus dilalui
dalam usaha mengembangkan sistem kerumahtanggaan perpustakaan yang berbasis
komputer. Secara teoritis, faktor tersebut dapat dilakukan dengan mengacu kepada
berbagai metode pengembangan sistem kerumahtanggaan perpustakaan yang berbasis
komputer. Hal itu sering disebut dengan istilah  metode automasi perpustakaan, dan
pemilihan perangkat komputer baik perangkat lunak (software) maupun perangkat
keras (hardware)
4.1. Medote Automasi Perpustakaan
Seperti telah dikemukakan sebelumnya bahwa penggunaan komputer atau
automasi perpustakaan pada hakekatnya bertujuan untuk meningkatkan kualitas
layanan perpustakaan kepada para penggunanya. Untuk mencapai tujuan itu
perpustakaan dapat menggunakan beberapa metode atau cara. Berdasarkan cara
pengembangannya, Corbin (1985 :  9-14) membagi metode automasi perpustakaan
atas 4 (empat), yaitu membeli sistem turnkey (turnkey systems), mengadaptasi
sistem  (adapted systems), mengembangkan sistem lokal  (locally development
systems), dan menggunakan sistem bersama (shared systems).
(a) Membeli sistem turnkey
Sistem  turnkey adalah suatu sistem komputer yang sudah dirancang,
diprogram, diuji dan kemudian dijual oleh perusahaan (vendor atau  supllier) kepada
perpustakaan  dalam keadaan siap untuk dipasang dan dioperasikan. Sistem ini
merupakan suatu paket jadi. Biasanya  vendor juga menyiapkan dokumentasi yang
perlu, seperti pedoman untuk para pengguna. Ada kalanya  vendor mengikutkan pada
kontrak untuk pemasangan dan pemeliharaan sistem, serta penyelenggaraan pelatihan
pengoperasian sistem tersebut untuk para staf perpustakaan. Sedangkan  vendor lain
hanya menyiapkan atau menjual  software aplikasinya saja, dan perpustakaan sendiri
yang bertanggungjawab untuk menyiapkan hardware-nya.
Mengembangkan sistem automasi perpustakaan dengan cara turnkey
mempunyai beberapa keuntungan diantaranya, sistem turnkey dapat dipasang di
perpustakaan dalam tenggang waktu yang relatif singkat karena sistem tersebut
merupakan paket jadi ; biaya desain, pemrograman dan pengujian dapat dihindarkan;
spesialis sistem dan komputer biasanya disediakan pada saat instalasi dan pelatihan
pengoperasian; dan staf tidak harus berlatarbelakang pendidikan komputer. Pada sisi
lain, sistem turnkey juga mempunyai  kelemahan anatara lain, beberapa ciri sistem
turnkey tidak sesuai dengan keinginan atau kebutuhan perpustakaan, karena sistem ©2003 Digitized by USU digital library 7
tersebut dirancang dan diprogram untuk mengakomodasi kebutuhan perpustakaan
secara umum. Kelemahan lainnya, disamping harganya mahal, beberapa sistem turnkey
tidak fleksibel dalam pengertian bahwa tidak dapat dirubah setelah dipasang.
(b) Mengadaptasi sistem
Perpustakaan dapat juga membangun dan mengembangkan automasinya
dengan cara mengadaptasi sistem melalui kerjasama jaringan. Sistem jaringan adalah
suatu sistem yang dirancang, diprogram dan digunakan secara bersama oleh beberapa
perpustakaan, karena itu sistem tersebut dinamakan juga sistem kooperatif.
Perpustakaan yang menjadi anggota jaringan biasanya membayar sejumlah biaya
kepada pengelola pusat jaringan sesuai kesepakatan bersama, menyangkut
persyaratan anggota, hak dan kewajiban, serta jenis layanan yang digunakan secara
bersama.
Seperti pada sistem turnkey, instalasi sistem jaringan dapat dilakukan dalam
waktu yang singkat, karena beberapa kegiatan yang cukup rumit seperti merancang,
memrogram, dan sebagainya adalah tanggung jawab dari pengelola pusat jaringan.
Perpustakaan yang menjadi anggota jaringan tidak harus memliki tenaga ahli komputer,
karena tenaga ahli cukup disediakan oleh pengelola jaringan. Selain itu, pendidikan dan
pelatihan staf untuk mengelola dan mengoperasikan sistem tersenut biasanya
dilakukan dan dikoordinasikan oleh pengelola pusat jaringan. Kelemahan dari
pengembangan sistem ini ialah bahwa kebutuhan perpustakaan sebagai pengguna
sistem dan anggota jaringan dapat berbeda, sehingga sistem sulit mengakomodasi
semua kebutuhan tersebut. Kelemahan lain ialah bahwa perpustakaan anggota
jaringan kurang leluasa mengembangkan sistem karena hak mereka dibatasi oleh
aturan kerja sama.
(c ) Mengembangkan Sistem Lokal
Perpustakaan dapat juga membangun sistem automasinya dengan
mengembangkan sistem lokal, yang sering disebut  “in-house developed system”.
Sistem lokal adalah sistem komputer yang dirancang, diprogram dan diuji oleh
perpustakaan pembuatnya. Salah satu contoh sistem lokal di Perpustakaan Perguruan
Tinggi di Indonesia ialah SPEKTRA di Perpustakaan Universitas Petra Surabaya..
Keuntungan dari sitem lokal, bahwa sistem dirancang dan diprogram sesuai
kebutuhan atau keinginan perpustakaan. Kelemahannya, pengembangan sistem lokal
membutuhkan biaya yang mahal untuk mencari atau memiliki tenaga ahli komputer.
Kelemahan lainnya, membutuhkan waktu yang lama agar dapat beroperasi, karena
pembuatannya biasanyan dimulai dari desain, pemrograman, pengujian sampai kepada
penginstalan sistem.
(d) Menggunakan Bersama Sistem dari Perpustakaan Lain
Metode atau cara lain yang dapat dipilih oleh perpustakaan dalam rangka
membangun dan mengembangkan sistem automasinya, adalah menggunakan bersama
sistem dari perpustakaan lain. Dengan metode ini, perpustakaan bisa menekan biaya
dan kegiatan merancang, memrogram dan menguji sistem yang biasanya membutuhkan
biaya dan waktu yang banyak, karena kegiatan-kegiatan tersebut sudah dilakukan
oleh perpustakaan asal sistem tersebut. Cara ini banyak dilakukan oleh perpustakaan
di Indonesia, khususnya perpustakaan perguruan tinggi. Misalnya dengan
menggunakan secara bersama sistem SIPISIS yang dirancang bangun oleh
Perpustakaan IPB Bogor.
Kelemahan yang harus diperhitungkan oleh perpustakaan bila menggunakan
metode ini ialah, adanya perbedaan kebijakan antara perpustakaan asal pemilik sistem
dengan perpustakaan yang mau menggunakan sistem tersebut. Selain hal itu,©2003 Digitized by USU digital library 8
perpustakaan yang menggunakan metode ini harus memiliki tenaga ahli komputer untuk
mengadaptasi software aplikasi tersebut dan kemudian menginstalnya.
4.2. Memilih Perangkat Komputer
Dewasa ini ada keinginan dari bebrbagai perpustakaan tertentu dalam rangkan
membangun dan mengembangkan  automasinya dengan cara membeli sistem  turnkey,
karena disamping lebih praktis, sejumlah perangkat lunak (software) khusus untuk
kerumahtanggaan perpustakaan sudah semakin mudah ditemukan di pasar komersial
seperti VTLS, Dynix dan sebagainya. Akan tetapi sebelum membeli sistem turnkey,
perlu dilakukan analisis terhadap sistem tersebut dengan melihat berbagai faktor atau
kriteria yang menjadi bahan pertimbangan, agar dikemudian hari tidak terjadi kegagalan
dalam pengoperasiannya, sebagaimana pernah dialamai oleh sejumlah perpustakaan
perguruan tinggi yang dikoordinasi oleh UKKP pada tahun 1990-an
 Berkenaan dengan penggunaan sistem  turnkey, beberapa faktor atau kriteria
yang harus dipertimbangkan oleh perpustakaan dalam pemilihan perangkat komputer,
baik software maupun hardware hendaknya dikaji secara mendalam.
4.2.1. Pemilihan Perangkat Lunak (Software)
Untuk memilih software, banyak faktor dan kriteria yang harus dipertimbangkan
oleh perpustakaan. Faktor dan kriteria tersebut  bisa diidentifikasi melalui berbagai
acuan tertentu. Tedd (1993 : 101-102) mengemukakan sejumlah pokok pikiran yang
bisa digunakan sebagai acuan bagi perpustakaan dalam mengidentifikasi, mengevaluasi
dan memilih software jadi yang cocok untuk kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan.
Pokok pikiran tersebut dikelompokkannya atas 4 (empat) kategori atau faktor sebagai
berikut :
(a) Faktor Umum
Ada sejumlah faktor umum yang perlu dipertimbangkan dalam memilih  software
antara lain pengalaman perpustakaan lain yang pernah menggunakan software
tersebut. Untuk ini perlu dilakukan kunjungan ke perpustakaan yang telah
menggunakannya kemudian melakukan diskusi dan studi mendalam tentang cara kerja
dan peralatan sistem tersebut. Jika ini tidak dapat dilakukan kerena lokasi yang
berjauhan, maka dapat dilakukan melalui komunikasi lain seperti surat menyurat untuk
mengetahui keberadaan  software tersebut. Pengalaman perpustakaan lain yang telah
menggunakan  software yang akan dibeli tersebut jauh lebih penting, dari pada
pengalaman yang dikemukakan oleh vendor atau  supplier, sebap apa yang
dikemukakan  vendor atau supplier biasanya banyak berimplikasi kepada konsep
pemasaran yaitu promosi terhadap produknya.
Faktor umum lainnya yang perlu diketahui ialah reputasi dari badan atau
organisasi yang menulis atau memproduksi  software tersebut. Sistem turnkey atau
paket jadi biasanya ditulis atau diproduksi oleh bermacam-macam organisasi seperti
perpustakaan, perusahaan komputer, lembaga penelitian dan sebagainya. Faktor ini
perlu dijadikan sebagai bahan pertimbangan, karena menyangkut reputasi dalam
memproduksi software tersebut, karena hal ini menyangkut kepada kualitas produk.

(b) Faktor Teknis
Ada beberapa faktor teknis yang perlu diperhatikan dalam memilih software,
yaitu (1) apakah  software tesebut dapat melakukan sejumlah fungsi yang diperlukan
dalam waktu yang tepat, (2) apakah software tersebut dapat dijalankan pada
hardware yang tersedia, (3) apakah  software tersebut dapat dijalankan pada sistem
operasi  (operating systems) yang tersedia, (4) batasan data, berapa jumlah records,
besaran  file, jumlah fields, besaran fields, besaran records dan sebagainya, (5)©2003 Digitized by USU digital library 9
bagaimana kemudahan menggunakan  software tersebut, dan (6) faktor bahasa atau
komunikasi yang digunakan dalam  software.
Kemampuan sistem untuk melakukan sejumlah fungsi yang diperlukan pada
waktu yang tepat, perlu dievaluasi. Untuk mengetahui sejumlah fungsi yang bisa
dijalankan oleh suatu sistem, dan untuk mengetahui kemampuan fungsional dan
kelengkapan antarmukanya  (interface), maka setiap modul yang ada pada sistem
dapat dievaluasi dengan menggunakan checklist yang dianggap standar untuk tipe
perpustakaan tertentu. Hasil evaluasi tersebut dapat dijadikan sebagai acuan untuk
memilih apakah sistem tersebut sesuai dengan kebutuhan.
(c ) Faktor Pendukung
Selanjutnya, beberapa faktor pendukung yang perlu diketahui dan dievaluasi
dalam memilih software, antara lain menyangkut dokumentasi untuk pedoman instalasi,
petunjuk pengoperasian, pemeliharaan dan sebagainya. Selain itu perlu diketahui,
apakah  vendor menyediakan bantuan untuk memasang software, pelatihan dan
modifikasi sistem (upgrades) sesuai perkembangan teknologi komputer, misalnya jika
muncul versi baru dari  software tersebut. Perlu juga diketahui apakah ada orgnisasi
pengguna  (user group) untuk software  tersebut. Biasanya software  yang baik,
memunculkan user group sebagai wadah tukar menukar pengalaman menggunakannya.
Biasanya  user group ini menerbitkan newsletter secara berkala, dan ada kalanya
menyelenggarakan seminar dan kegiatan lainnya.
(d) Faktor Biaya
Faktor penting yang menjadi pertimbangan ialah harga dari software yang akan
dibeli. Mahal atau murahnya harga suatu software harus dipertimbangkan dengan
fasilitas yang tersedia di dalamnya. Semakin lengkap fasilitasnya tentu harganyapun
cenderung semakin mahal. Untuk itu perlu dilakukan perhitungan yang cermat sesuai
dengan kemampuan anggaran perpustakaan.
(e) Faktor Hukum
Salah satu faktor yang tidak boleh diabaikan dalam memilih dan membeli
software ialah faktor hukum. Hal penting yang pelu diketahui dalam faktor hukum ini
ialah mencakup ada tidaknya jaminan dalam pembelian software tersebut. Biasanya
jaminan dalam membeli software selalu ada, akan tetapi tenggang waktu jaminan
tersebut dapat berbeda antara satu dengan yang lain. Berkenan dengan jaminan ini,
hal lain yang perlu diperhatikan ialah pengesahan kontrak, baik kontrak pembelian
sistem dan kontrak pemeliharaan sistem.
4.2.2. Pemilihan Hardware
Pendekatan yang paling penting dilakukan dalam memilih hardware ialah
mengumpulkan berbagai informasi berkenaan dengan  software yang akan dijalankan.
Ada keterkaitan antara software dengan hardware. Adakalanya suatu software
memerlukan spesifikasi hardware tertentu, misalnya menyangkut versi processor, RAM,
topologi jaringan dan sebagainya. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam memilih
hardware, selain kualitas barang, juga faktor ketersediaan suku cadang. Oleh karena
itu, sebaiknya pihak perpustakaan melakukan konsultasi dengan staf pusat komputer
yang ada di perguruan tinggi, sebelum melakukan penawaran atau transaksi pembelian.
5. Kesimpulan
Penerapan teknologi informasi pada sistem kerumahtanggaan perpustakaan
perguruan tinggi dilakukan dalam rangka meningkatkan kualitas layanan kepada
penggunanya. Penerapan teknologi informasi tersebut adalah berupa penggunaan
komputer pada berbagai kegiatan rutin perpustakaan, yang biasa disebut automasi©2003 Digitized by USU digital library 10
perpustakaan. Melakukan automasi perpustakaan memerlukan suatu perencanaan yang
sistematis, karena selain mahal banyak faktor yang sangat rumit yang harus dievaluasi
dan dianalisis secara cermat.
Penilaian merupakan salah satu upaya awal dalam rangka melakukan pemilihan
sistem automasi yang sesuai dengan kebutuhan, kondisi dan lingkungan perpustakaan.
Dalam rangka penilaian dan pemilihan software  dan  hardware  yang dibutuhkan,
sebaiknya perpustakaan perguruan tinggi melibatkan ahli komputer dari pusat komputer
atau dari program studi komputer yang ada.
Daftar Bacaan :
Corbin, John. Managing the Library Automation Project, Oryx Press, Canada, 1985
Duval, Beverly K ; Main, Linda.  Automated Library Systems : a Librarian’s Guide and
Teaching Manual, Meckler, London, 1992.
Keen, Peter G.W.  Every Managers Guide to Information Technoloy, Harvard Business
School, Boston, 1995.
Longley, Dennis ; Shain, Michael.  Dictionary of Information Techonology, Macmillan,
London, 1993.
Rowley, Jennifer E. Computers for Libraries, Clive Bingley, New York, 1993.
Salmon, Stephen R. Library Automation Systems, Marcel Dekker, New York, 1985
Siddiqui, Moid A. “The Use of Information Technology in  Academic Librabries in Saudi
Arabia”.  Journal of Librarianship and Information Science, 29 (4) 1997 : 195-
204
Tedd, Lucy A. An Introduction to Computer-based Library Systems,   3
rd
 ed. John Wiley
&  Sons, 1993.
Walster, Dian. “Planning for Technology”. Journal of Library Administration, 22 (1),
1995 : 39 - 50.
Zhou, J.Z. “The Development of Library and Information Technologies in Southeast
Asia”. Information Technology and Libraries, 16 (1), 1997 : 20 - 26.
Penulis:   Jonner Hasugian
 Dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra USU Medan
 S1 USU    S2 UI Jakarta